Во-первых, (начну с последнего, упомянутого тобой
) под администратором входить не нужно! Администратор существует только для того, чтобы настраивать права доступа (добавлять/удалять/отключать) пользователей, менять настройки резервного копирования, не нужно подключаться в качестве администратора, чтобы менять набор слоёв - для этого существует учётная запись Team Leader с эксклюзивным доступом.
Во-вторых, про видимость слоёв: при работе в групее из десятка человек, если каждый будет менять общий набор слоёв - то получится, что кто отправил изменения последним - тот и поменял слои
Чтобы такого не было, набор слоёв может менять только Team Leader с эксклюзивным доступом.
К настройкам, для изменения (не создания!) которых нужен эксклюзивный доступ, относятся:
Все реквизиты (типы линий, штриховок, перьев, слои, материалы и т.п.), настройки отображения размеров (сколько знаков после запятой и т.п), настройки паблишера, перемещение видов в подпапки, в общем всё, что имеет глобальное влияние на проект.
В-третьих, настраивая то, что ты хочешь забрать себе, при подключении к групповому проекту в качестве Teammate (Разработчика), пользуйся клавишей Ctrl для того, чтобы исключать из твоего рабочего пространства не нужные тебе этажи/детали/слои/макеты и т.п.
Также не забывай, что можно ограничить свою рабочую область рамкой на этапе подключения (именно на этапе, а не после!).
Если будут вопросы - обращайся... к документации
если там не найдёшь - пиши сюда.