2) Какие записи делать в Общем журнале работ?
Согласно форме журнала. (какая страна?) У нас (Украина), например, продаются "Журналы авторского надзора" уже пропечатаные и прошитые, в них по форме все заполняется:
Регистрация посещения специалиста: №(посещения), Компания (представитель), ФИО, должность, тел№, дата прихода/ухода, подпись спеца, подпись заказчика -
это считай отчетность по оплате заполнять обязательно каждый приход.
3) Какие дефекты записывать в журнал если я все проверяю и при наличии отклонений от проекта указываю подрядчикам как и где исправить?
И там где выявленные "отступления от проекта" пишется:
1. если ничего не выявлено: фраза типа "был произведен авторский надзор, отклонений от проекта не выявлено"
2. если выявлено: Описывается что нужно исправить и как ("
Все что говорилось подрядчикам"
). Если изменения сложные то может прилагаться лист, тогда и запись "изменения соответственно листу №n, выданным дата и кому", и в отметочках "с записью ознакомлен подрядчик/заказчик" отметка о том что тот-то получил лист (и на своей копии данного листа подпись, дата о получении)
Так же можно вклеивать эскизы с решениями.
И в "регистрации посещения..." и в "отступления от проекта..." должны быть подписи подрядчика и заказчика (на худой конец подрядчика - но это хуже) - как правило в спорных моментах - это очень помогает!
ЗЫ: подписи о ознакомлении/получении - лишними, никогда не бывают!
Удачи!